İletişimKişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Yürürlük tarihi: [GG.AA.YYYY] · Son güncelleme: [GG.AA.YYYY]
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, ViosSoft ön muhasebe ve işletme yönetimi hizmetini (“Hizmet”) kullanan kişilerin ve viossoft.com ziyaretçilerinin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini aşağıda açıklıyoruz.
1. Veri sorumlusu
[Ticaret unvanı / ad soyad] (“ViosSoft”)
Adres: [açık adres], Bursa
[Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası] · [MERSİS / ticaret sicil numarası — varsa]
E-posta: [email protected] · Telefon: +90 551 840 78 60
2. İki ayrı rolümüz — bu ayrım önemlidir
a) Veri sorumlusu olarak. Hizmete kayıt olan ve Hizmeti kullanan kişilerin hesap, iletişim, ödeme ve kullanım verileri ile viossoft.com üzerinden bize ulaşan teklif ve iletişim talepleri bakımından ViosSoft veri sorumlusudur. Bu metnin 3–9. bölümleri bu verileri anlatır.
b) Veri işleyen olarak. Kullanıcı işletmelerin Hizmete kendi ticari faaliyetleri için girdiği veriler — müşteri ve tedarikçi kartları, faturalar, cari hareketler, çalışan kayıtları ve benzeri — bakımından veri sorumlusu ilgili işletmedir. ViosSoft bu verileri yalnızca işletme adına, Hizmetin sunulması amacıyla ve işletmenin talimatları doğrultusunda işler; kendi amaçları için kullanmaz, pazarlama amacıyla işlemez ve üçüncü kişilere satmaz.
3. İşlenen kişisel veriler
Yalnızca Hizmeti sunmak için gerekli olan verileri topluyoruz. Reklam, profilleme veya hedefli pazarlama amacıyla hiçbir veri toplanmaz; sitede ve uygulamada analitik veya reklam izleyicisi bulunmamaktadır.
| Kategori | İşlenen veriler | Kimden |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad; firmanın unvanı ve varsa vergi kimlik numarası | Hesap sahibi ve yetkilendirilmiş kullanıcılar |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası (verilirse), işletme adresi (faturada kullanılırsa) | Hesap sahibi, teklif talebinde bulunanlar |
| Müşteri işlem | Hesap ve firma kaydı, kullanıcı rolü ve modül yetkileri, abonelik ve kontör durumu, deneme süresi, destek talepleri ve yazışmalar | Hesap sahibi |
| İşlem güvenliği | Şifrenin geri çözülemeyen özeti (şifrenin kendisi hiçbir zaman saklanmaz), oturum bilgileri, IP adresi, başarılı ve başarısız giriş denemeleri, iki adımlı doğrulama kayıtları, denetim izi (kimin ne zaman hangi işlemi yaptığı), hata kayıtları | Otomatik olarak sistem tarafından |
| Pazarlama öncesi talep | Teklif formundan: firma adı, yetkili adı, telefon, e-posta, sektör, kullanıcı sayısı aralığı, kullanılan program ve serbest notunuz | Teklif talebinde bulunanlar |
| Hizmet içi bildirim | Anlık bildirim abonelik bilgisi — yalnızca tarayıcıda izin verirseniz | Hesap sahibi |
Google ile giriş yapmayı tercih ederseniz, Google'dan yalnızca ad, e-posta adresi ve hesap kimliğiniz alınır; Google şifreniz ViosSoft'a hiçbir zaman ulaşmaz.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepleri
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5) |
|---|---|
| Hesabın oluşturulması, Hizmetin sunulması ve sürdürülmesi, yetkilendirme | Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c) |
| Teklif talebinizin değerlendirilmesi ve size dönüş yapılması | Sözleşmenin kurulmasından önceki hazırlık (md. 5/2-c) ve meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, denetim izinin tutulması | Meşru menfaat (md. 5/2-f) ve hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) |
| Faturalandırma, tahsilat ve mali kayıtların tutulması | Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) |
| e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi ve GİB'e iletilmesi | Kanunlarda açıkça öngörülme (md. 5/2-a) ve hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) |
| Destek taleplerinin karşılanması, hata ve sorunların giderilmesi | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c) |
| Olası uyuşmazlıklarda hakkın tesisi ve savunulması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
Hizmetle ilgili zorunlu bilgilendirmeler (güvenlik uyarısı, sürüm, fatura, deneme süresinin dolması) sözleşmenin ifası kapsamında gönderilir. Bunun dışında ticari elektronik ileti göndermiyoruz; ileride gönderilecek olursa ayrıca ve açıkça izniniz alınır.
5. Kişisel verilerin aktarıldığı taraflar
Kişisel verileriniz aşağıdaki taraflara, yalnızca belirtilen amaçla ve gerekli olan ölçüde aktarılır. Bunun dışında hiçbir üçüncü kişiye aktarılmaz, satılmaz veya kiralanmaz.
| Taraf | Ne için | Hangi veriler |
|---|---|---|
| Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ve GİB'in yetkilendirdiği özel entegratör Mysoft [tam ticaret unvanı] | e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi, gönderilmesi ve alınması; mükellefiyet sorgusu. Bu aktarım, e-Belge düzenlenebilmesi için kanunen zorunludur | Faturada yer alması zorunlu bilgiler: unvan, VKN/TCKN, adres, belge içeriği |
| Cloudflare, Inc. (yurt dışı) | Site ve uygulamanın internete güvenli şekilde açılması, saldırı koruması | IP adresi ve bağlantı meta verisi (trafiğin geçiş noktasında) |
| Google LLC (yurt dışı) | Yalnızca “Google ile giriş” özelliğini kullanırsanız kimlik doğrulama; ayrıca sayfalarda kullanılan yazı tiplerinin sunulması | Giriş için: ad, e-posta, hesap kimliği. Yazı tipi için: IP adresi |
| Tarayıcı anlık bildirim servisleri (yurt dışı — Google, Mozilla, Apple) | Yalnızca bildirime izin verirseniz, bildirimin cihazınıza iletilmesi | Abonelik anahtarı; bildirim içeriği şifreli iletilir |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar | Mevzuattan doğan bilgi ve belge talepleri | Talebin kapsamıyla sınırlı veriler |
| Hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti alınan kişiler | Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların korunması | İlgili süreçle sınırlı veriler |
Yurt dışına aktarım. Yukarıda “yurt dışı” olarak işaretlenen hizmet sağlayıcılara yapılan aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesindeki şartlara uygun olarak — standart sözleşme veya diğer uygun güvence yollarıyla — gerçekleştirilir. [Kullanılan güvence yolu ve varsa Kurul'a bildirim hukuki incelemeyle netleştirilmelidir.]
Verilerin tutulduğu yer. Hizmete girdiğiniz muhasebe verileri [sunucuların bulunduğu ülke / barındırma sağlayıcısı] üzerinde tutulur ve her firmanın verisi birbirinden ayrı saklanır.
6. Toplama yöntemi
Kişisel veriler; kayıt sırasında ve Hizmeti kullanırken tarafınızca elektronik ortamda girilmesiyle, viossoft.com üzerindeki teklif ve iletişim formlarıyla, e-posta, telefon ve WhatsApp üzerinden bize ulaşmanızla ve Hizmetin kullanımı sırasında otomatik yollarla (oturum, denetim ve hata kayıtları) toplanır.
7. Saklama süreleri
Aşağıdaki süreler, ViosSoft'un kendi ön muhasebe sisteminde tuttuğu kayıtlar için geçerlidir. Gönderilen ve alınan e-Belgelerin entegratör ile GİB nezdindeki saklanması bu tablonun kapsamı dışındadır ve ilgili kuruluşların kendi mevzuat yükümlülüklerine tabidir (5. bölüm).
| Veri | Süre |
|---|---|
| Hesap ve firma kayıtları | Hesap açık olduğu sürece; kapanmasından sonra 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu genel zamanaşımı) |
| Mali kayıtlar ve faturalar | Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl |
| Giriş, oturum ve denetim izi kayıtları | 2 yıl |
| Hata kayıtları | 1 yıl |
| Teklif talepleri | Ticari ilişki kurulmazsa 2 yıl; kurulursa hesap verileriyle aynı süre |
| Destek yazışmaları | 3 yıl |
Süre sonunda kişisel veriler silinir, yok edilir veya geri döndürülemeyecek şekilde anonim hale getirilir. Hesabınızı kapattığınızda verilerinizi dışa aktarmanız için size 1 yıl süre tanınır; bu süre boyunca talep üzerine verilerinizi Excel biçiminde alabilirsiniz. Bu sürenin dolmasını beklemeden silinmesini de talep edebilirsiniz; bu hâlde mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar hariç verileriniz silinir. Ticari defter ve belgelerin saklanmasına ilişkin yasal yükümlülük kullanıcı işletmeye aittir.
8. Veri güvenliği
Şifreler geri çözülemeyecek şekilde saklanır; art arda hatalı girişler engellenir ve şüpheli adresler geçici olarak yasaklanır. İsteğe bağlı iki adımlı doğrulama sunulur. Her firmanın verisi ayrıdır; çalışanlar yalnızca kendilerine yetki verilen modülleri kullanabilir ve bütün işlemler denetim izine yazılır. Bağlantı uçtan uca şifrelenir ve veritabanı düzenli olarak yedeklenir.
9. İlgili kişi olarak haklarınız (KVKK md. 11)
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle birlikte şu yollarla iletebilirsiniz:
- E-posta: [email protected] — sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden, ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile
- Yazılı olarak: [açık adres], Bursa
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.